fbpx

Tag Archives: zzw

Zgromadzenie wspólników przez internet

Photo by Daniel Korpai on Unsplash

Dzięki zmianie przepisów wprowadzoną jedną z tzw. ustaw covidowych, wspólnicy spółek z o.o. mają możliwość przeprowadzenia zgromadzenia na odległość. Jak zwołać i przeprowadzić zgromadzenie na odległość? Czy można przeprowadzić głosowanie przez Skype lub Whatsapp? O tym poniżej.

Zgromadzenie wspólników na Facebooku

Pojawiły się pytania o to, czy do przeprowadzenia zgromadzenia wystarczy jakikolwiek komunikator. Co do zasady odpowiedź jest twierdząca. Ustawa posługuje się pojęciem „środków komunikacji elektronicznej”, co oznacza, że będą to wszystkie aplikacje, urządzenia i komunikatory, które umożliwiają bezpośredni kontakt w czasie rzeczywistym. Dlatego jeśli masz życzenie – użyj Messengera, FaceTime, WhatsAppa, Signala czy jakiejkolwiek innej aplikacji, która umożliwia połączenie „na żywo”, jednak pamiętaj o jednym – dobierz taki środek kontaktu, który jest dostępny dla wspólników i – co ważniejsze – będzie w miarę prosty w obsłudze. Weź pod uwagę wiek i możliwości wspólników.

Dodatkową wskazówką może być także system zabezpieczeń. Jeśli oprócz podstawowego głosowania nad uchwałami przewidujesz, że wspólnicy będą podnosili inne istotne dla spółki tematy zastanów się, czy nie będzie zasadne użycie jakiegoś szyfrowanego połączenia.

Na rynku istnieją także wyspecjalizowane oprogramowania służące do przeprowadzania zgromadzeń. Jeśli chcesz zastosować takie rozwiązanie u siebie i sprawdzić, czy jest ono odpowiednie pomożemy Ci to zweryfikować.

Tajne głosowanie a zdalne zgromadzenie

Przy organizowaniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników warto także przewidzieć w jaki sposób będą odbywały się tajne głosowania nad niektórymi uchwałami.

Rozwiązań jest kilka nawet jeśli do tego celu użyjesz któregokolwiek z komunikatorów, ale istotniejsze jest to, że wspólnicy powinni być poinformowani o sposobie składania głosów jeszcze przed samym zgromadzeniem. W tym celu samo zawiadomienie o zwołaniu zgromadzenia powinno zawierać szczegółowo przygotowany regulamin obejmujący wszelkie niezbędne informacje dotyczące sposobu przeprowadzenia zgromadzenia.

Miejsce odbycia zgromadzenia: internet

Sprawdziliście już co macie w umowie spółki? Najczęściej miejscem zgromadzeń jest siedziba spółki, ale w niektórych spółkach mogą być wskazywane także inne warunki. Jak to pogodzić w przypadku, gdy trzech wspólników jest w 3 różnych częściach Polski i łączy się przez internet?

Miejscem zgromadzenia wspólników będzie najczęściej siedziba spółki.

Protokół zgromadzenia wspólników na odległość

Protokół powinien być sporządzony przez Przewodniczącego – czasami przy współudziale protokolanta. Zgromadzenie wspólników na odległość będzie wymagało dodatkowego opisania tego szczególnego trybu podejmowania uchwał, dlatego też na liście wspólników także nie znajdą się podpisy uczestników zgromadzenia. Nie stanowi to jednak przeszkody do zaprotokołowania głosowania nad uchwałami i złożenia takich uchwał w KRS.

Pamiętajmy jednak o konieczności zachowania wszystkich elementów zgromadzenia przeprowadzanego w trybie tradycyjnym – ustalenie prawidłowości zwołania, możliwości powzięcia ważnych uchwał, ustalenie obecnych wspólników, przyjęcia porządku obrad itd. O ile dobrze przygotujemy zawiadomienie o zwołaniu i zawrzemy wszystkie niezbędne elementy dla tej formy, samo przeprowadzenie nie powinno już nastręczać problemów.

Jeśli jednak potrzebujesz wsparcia przy organizacji zgromadzenia na odległość chętnie służymy naszą wiedzą i pomocą. Wystarczy, że pozostawisz nam wiadomość lub skontaktujesz się telefonicznie. Zadzwoń teraz, a przygotujemy dla Ciebie wszystkie formalności.

Prowadzenie firmy to zawsze wyzwanie. Nasza praca to zabezpieczenie Ciebie i Twojej działalności. Zadzwoń do nas i zacznijmy od dziś!

Jeśli wolisz - zostaw nam informację, kiedy chcesz porozmawiać - oddzwonimy!

Ustal termin
1.200,00  (+VAT)

Upływ kadencji Zarządu lub Rady Nadzorczej to konieczność powołania tych organów na nowo. Podobnie rezygnacja, powołanie czy odwołanie członków organów wymaga zachowania procedury i wpisu do KRS.

399,00  (+VAT)

Każda spółka do 30 czerwca każdego roku musi zwołać ZZW. Czy wiesz, że pominięcie istotnych uchwał, ściśle związanych z sytuacją spółki, może skutkować odpowiedzialnością cywilną i karną zarządu? Pozostaw to nam i zarządzaj bez ryzyka.

89,00  (+VAT)

Upewnij się, że żadne nieoczekiwane problemy Cię nie zaskoczą i zamów indywidualny raport z analizy umowy Twojej spółki. Poznaj mocne i słabe strony umowy. Przeanalizuj ryzyko i konsekwencje i sam podejmij decyzję, czy jesteś na nie gotowy.

7 podstawowych błędów na Zwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników

Photo by Olav Ahrens Røtne on Unsplash

Jak wiemy, termin na odbycie zwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki upływa 30 czerwca. Proces zwołania oraz przeprowadzenie zgromadzenia jest dość sformalizowany, dlatego część czynności warto już rozpocząć w maju. W tym artykule dowiesz się jakie błędy są popełniane najczęściej przez zarząd i na co powinieneś zwrócić szczególną uwagę, by uniknąć ewentualnej odpowiedzialności cywilnej lub karnej.

1. Brak odpowiedniego zwołania Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników

Zgromadzenie powinno być zwołane w ciągu 6 miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Zawiadomienie z datą i miejscem zgromadzenia trzeba wysłać minimum 2 tygodnie przed terminem, w związku z czym jeśli spółka wyśle zaproszenia np. w dniu dzisiejszym (14 maja), wówczas zgromadzenie powinno się odbyć nie wcześniej niż 29 maja.

2. Forma zawiadomienia

Zaproszenia wysyła się pocztą – listem poleconym bądź kurierem. Niektórzy z klientów pytają mnie, czy można wysłać zaproszenie drogą elektroniczną – np. e-mailem. Odpowiedź jest twierdząca, ale tylko wtedy, gdy spółka przewidziała to wcześniej w umowie. W większości umów przygotowywanych bez indywidualizacji umów takich zapisów nie ma. Nierzadko jest to pierwszy moment, który rozpoczyna pełną weryfikację umowy pod kątem dostosowana jej do potrzeb klienta.

3. Porządek obrad

Zaproszenie na walne zgromadzenie oprócz funkcji zawiadomienia ma także wartość informacyjną. Co to dokładnie znaczy? Wspólnicy powinni wcześniej być świadomi jak będzie wyglądało zgromadzenie, jakie sprawy zostaną poruszone, o czym będą decydować. Brak umieszczenia porządku obrad lub omyłkowe pominięcie niektórych obligatoryjnych uchwał w zawiadomieniu może spowodować, że zgromadzenie się nie odbędzie lub obowiązki ustawowe nie zostaną spełnione w 100%.

4. Brak udzielenia absolutorium

Każdorazowo, po zakończeniu roku obrotowego – zarząd i rada nadzorcza powinni być ocenieni przez zgromadzenie pod kątem wypełnienia swoich obowiązków. Najczęściej problemy dotyczą treści, nieprawidłowego określenia zakresu osobowego (np. ZZW udziela absolutorium zarządowi z wykonania obowiązków w roku obrotowym 2018), jawności głosowania.

5. Głosowanie jawne i głosowanie tajne na zgromadzeniu

Niektóre uchwały powinny być podjęte w głosowaniu tajnym lub w głosowaniu nie mogą brać udziału konkretne osoby. Aby prawidłowo określić sposób głosowania na zgromadzeniu wspólników każdorazowo analizuję strukturę własnościową i zarządczą spółki. Tylko taka metoda pozwala odpowiednio sformułować protokół ZZW i m.in. dlatego jestem dużym przeciwnikiem posiłkowania się wzorami choćby pochodziły od „zaufanego źródła”.

6. Uchwała o dalszym istnieniu spółki

Twoja spółka zanotowała dużą stratę? Sprawdź, czy nie powinieneś podjąć tej uchwały. Skutkiem jej niepodjęcia może być odpowiedzialność cywilnoprawna zarządu za szkodę wyrządzoną zaniechaniem sprzecznym z prawem.

7. Podział i wypłata dywidendy

Szczególną ostrożność należy zachować wówczas, gdy wspólnicy w trakcie roku wypłacili sobie zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy, a ostatecznie rok obrotowy zakończył się stratą. To samo dotyczy wystąpienia straty w poprzednich latach obrotowych mimo wypracowania zysku w ostatnim roku.

Oczywiście powyższy wybór podstawowych błędów nie jest pełny, ale wybrałam 7 najpopularniejszych i najbardziej istotnych z punktu widzenia formalnego. Cenię każdą interakcję z ludźmi, więc jeśli chcesz zostawić swój komentarz będzie mi bardzo miło. Zachęcam również do przejrzenia innych wpisów dotyczących sprawozdań finansowych – znajdziesz je poniżej.


Jeśli masz wątpliwości, czy odpowiednio przygotujesz zwyczajne zgromadzenie wspólników lub chciałbyś zweryfikować to, które masz przygotowane – możesz się z nami skontaktować telefonicznie (500 550 313), mailowo (dokumenty@krsdlafirm.pl) lub za pomocą aplikacji: WhatsApp lub Viber.

Jeśli już jesteś pewny, że chcesz skorzystać z naszej pomocy – wybierz usługę Protokół ZZW roczny i dodaj go do koszyka.


Inne wpisy w temacie:

Jak złożyć sprawozdanie finansowe za 2018 rok?

Photo by rawpixel on Unsplash

Każda spółka co roku musi złożyć do KRS oraz US sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania i przeznaczenia zysku/pokrycia straty. Sprawozdanie finansowe do KRS za 2018 rok złożymy już według nowych zasad.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, sprawozdanie powinno być sporządzone w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Dzień bilansowy dla większości spółek przypada na 31 grudnia 2018 r., więc dzień do którego należy sporządzić sprawozdanie finansowe przypada na dzień 31 marca 2019 r.

Kolejnym istotnym terminem jest 30 czerwca 2019 r., bowiem do tego dnia sporządzone wcześniej sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone.

Sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej (jpk)

O ile już w poprzednim roku sprawozdania składaliśmy w formie elektronicznej do Repozytorium, o tyle w 2019 zmienia się forma sprawozdań finansowych. Aktualnie sprawozdanie przygotowane przez księgową musi mieć elektroniczną formę JPK (plik .xml w strukturze logicznej przygotowanej przez MF). 

Sprawozdanie to musi zostać podpisane przez wszystkich członków zarządu oraz osobę, która je sporządziła. Do podpisu jest wymagane posiadanie podpisu elektronicznego lub podpisu w profilu ePUAP. Trzeba podkreślić, że dotyczy to KAŻDEJ osoby, która wchodzi w skład zarządu, więc wszyscy muszą zadbać o uzyskanie takiego podpisu.

Protokół Zwyczajnego Zgromadzenia

Sprawozdanie z działalności przygotowywane jest w formie elektronicznej, ale bez szczególnego rodzaju formy. W związku z tym można je przygotować w dowolnym pliku tekstowym (.doc), natomiast podpis zostanie złożony w momencie składania do Repozytorium

Spółka ma także obowiązek m.in. zatwierdzić sprawozdanie finansowe, zdecydować o przeznaczeniu zysku lub pokryciu straty, a także udzielić lub nie udzielić absolutorium członkom zarządu. Przygotowany projekt jest następnie przedkładany na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników do 30 czerwca 2019 r., natomiast do Repozytorium składa się je w zwykłej formie pisemnej z podpisami złożonymi pod dokumentem w dniu, w którym odbywa się ZZW. Ten dokument również trzeba załączyć do systemu.

ePUAP a obcokrajowcy

Wymóg podpisania sprawozdania finansowego przez cały zarząd oznacza, że jeśli funkcję członka zarządu pełni cudzoziemiec, także on musi uzyskać podpis elektroniczny lub profil w ePUAP. Pierwszy z nich powinien mieć odpowiedni format i certyfikat i dodatkowo jego uzyskanie jest płatne.

Do przygotowania ePUAPu lub podpisu elektronicznego każdorazowo wymagane jest posiadanie numeru PESEL.

Wniosek o nadanie numeru PESEL może złożyć w imieniu cudzoziemca wyznaczony pełnomocnik. 

Kolejnym krokiem jest założenie profilu w systemie ePUAP i potwierdzenie podpisem w odpowiedniej placówce. Dla cudzoziemców, którzy nie przebywają aktualnie na terenie Polski można tego dokonać w polskiej placówce zagranicą. 

Jeśli potrzebujesz pomocy w uzyskaniu numeru PESEL i podpisu dla cudzoziemca – niezwłocznie zgłoś się do nas.

Złożenie do Repozytorium

Wniosek o ujawnienie wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego i dokumentów jest podpisywany zgodnie z zasadą reprezentacji – najczęściej będzie to członek zarządu. Jeśli spółka jest w likwidacji, wówczas wniosek jest podpisywany przez likwidatora. Od 1 kwietnia wniosek ten będzie mógł być również złożony przez radcę prawnego lub adwokata.

Podsumowanie

  • do 31 marca 2019 r. musisz sporządzić sprawozdanie finansowe (poproś o to swoje biuro ksiegowe),
  • do 30 czerwca 2019 r. Spółka musi zwołać Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników i podjąć niezbędne uchwały,
  • przed 30 czerwca musisz zadbać o to, by wszystkie osoby w zarządzie miały podpis kwalifikowany lub potwierdzony profil w ePUAP,
  • jeśli w zarządzie zasiadają osoby spoza Polski – cudzoziemcy – procedura uzyskania podpisu może być nieco dłuższa, bo każdorazowo wymaga uzyskania numeru PESEL, więc jak najszybciej musisz zadbać o złożenie odpowiednich wniosków,
  • nie zapomnij też o tym, że zwołując ZZW powinieneś mieć przygotowaną treść uchwał – jeśli przygotowujesz je sam zastanów się, czy na pewno cały zarząd ma uzyskać absolutorium, czy masz radę nadzorczą, czy wiesz dokładnie kto zasiadał w tych organach w ciagu ostatniego roku, czy masz wszystkie uchwały zgodne z przepisami (w tym o istnieniu spółki).

Jeśli chcesz mieć pewność, że dobrze przygotujesz się do złożenia dokumentów – skontaktuj się z nami. Możemy dla Ciebie przygotować:


Inne wpisy w temacie: