Dzięki zmianie przepisów wprowadzoną jedną z tzw. ustaw covidowych, wspólnicy spółek z o.o. mają możliwość przeprowadzenia zgromadzenia na odległość. Jak zwołać i przeprowadzić zgromadzenie na odległość? Czy można przeprowadzić głosowanie przez Skype lub Whatsapp? O tym poniżej.

Zgromadzenie wspólników na Facebooku

Pojawiły się pytania o to, czy do przeprowadzenia zgromadzenia wystarczy jakikolwiek komunikator. Co do zasady odpowiedź jest twierdząca. Ustawa posługuje się pojęciem „środków komunikacji elektronicznej”, co oznacza, że będą to wszystkie aplikacje, urządzenia i komunikatory, które umożliwiają bezpośredni kontakt w czasie rzeczywistym. Dlatego jeśli masz życzenie – użyj Messengera, FaceTime, WhatsAppa, Signala czy jakiejkolwiek innej aplikacji, która umożliwia połączenie „na żywo”, jednak pamiętaj o jednym – dobierz taki środek kontaktu, który jest dostępny dla wspólników i – co ważniejsze – będzie w miarę prosty w obsłudze. Weź pod uwagę wiek i możliwości wspólników.

Dodatkową wskazówką może być także system zabezpieczeń. Jeśli oprócz podstawowego głosowania nad uchwałami przewidujesz, że wspólnicy będą podnosili inne istotne dla spółki tematy zastanów się, czy nie będzie zasadne użycie jakiegoś szyfrowanego połączenia.

Na rynku istnieją także wyspecjalizowane oprogramowania służące do przeprowadzania zgromadzeń. Jeśli chcesz zastosować takie rozwiązanie u siebie i sprawdzić, czy jest ono odpowiednie pomożemy Ci to zweryfikować.

Tajne głosowanie a zdalne zgromadzenie

Przy organizowaniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników warto także przewidzieć w jaki sposób będą odbywały się tajne głosowania nad niektórymi uchwałami.

Rozwiązań jest kilka nawet jeśli do tego celu użyjesz któregokolwiek z komunikatorów, ale istotniejsze jest to, że wspólnicy powinni być poinformowani o sposobie składania głosów jeszcze przed samym zgromadzeniem. W tym celu samo zawiadomienie o zwołaniu zgromadzenia powinno zawierać szczegółowo przygotowany regulamin obejmujący wszelkie niezbędne informacje dotyczące sposobu przeprowadzenia zgromadzenia.

Miejsce odbycia zgromadzenia: internet

Sprawdziliście już co macie w umowie spółki? Najczęściej miejscem zgromadzeń jest siedziba spółki, ale w niektórych spółkach mogą być wskazywane także inne warunki. Jak to pogodzić w przypadku, gdy trzech wspólników jest w 3 różnych częściach Polski i łączy się przez internet?

Miejscem zgromadzenia wspólników będzie najczęściej siedziba spółki.

Protokół zgromadzenia wspólników na odległość

Protokół powinien być sporządzony przez Przewodniczącego – czasami przy współudziale protokolanta. Zgromadzenie wspólników na odległość będzie wymagało dodatkowego opisania tego szczególnego trybu podejmowania uchwał, dlatego też na liście wspólników także nie znajdą się podpisy uczestników zgromadzenia. Nie stanowi to jednak przeszkody do zaprotokołowania głosowania nad uchwałami i złożenia takich uchwał w KRS.

Pamiętajmy jednak o konieczności zachowania wszystkich elementów zgromadzenia przeprowadzanego w trybie tradycyjnym – ustalenie prawidłowości zwołania, możliwości powzięcia ważnych uchwał, ustalenie obecnych wspólników, przyjęcia porządku obrad itd. O ile dobrze przygotujemy zawiadomienie o zwołaniu i zawrzemy wszystkie niezbędne elementy dla tej formy, samo przeprowadzenie nie powinno już nastręczać problemów.

Jeśli jednak potrzebujesz wsparcia przy organizacji zgromadzenia na odległość chętnie służymy naszą wiedzą i pomocą. Wystarczy, że pozostawisz nam wiadomość lub skontaktujesz się telefonicznie. Zadzwoń teraz, a przygotujemy dla Ciebie wszystkie formalności.

Zmiany w Zarządzie lub RN

1.500,00 zł (+VAT)

Upływ kadencji Zarządu lub Rady Nadzorczej to konieczność powołania tych organów na nowo. Podobnie rezygnacja, powołanie czy odwołanie członków organów wymaga zachowania procedury i wpisu do KRS.

Dodaj do koszyka

Protokół ZZW (roczny)

990,00 zł (+VAT)

Każda spółka do 30 czerwca każdego roku musi zwołać ZZW. Czy wiesz, że pominięcie istotnych uchwał, ściśle związanych z sytuacją spółki, może skutkować odpowiedzialnością cywilną i karną zarządu? Pozostaw to nam i zarządzaj bez ryzyka.

Dodaj do koszyka