Jesteśmy w wyjątkowej sytuacji związanej z epidemią. Sądy znacząco ograniczyły pracę, niektórzy notariusze nie pojawiają się w kancelariach, minimalizujemy ilość kontaktów osobistych. W międzyczasie potrzebujemy dokonać zmian w spółce, założyć nowy podmiot lub zawiesić działalność. Jak?

Od ubiegłego tygodnia (13 marca ’20) większość sądów wyłączyła Biuro Obsługi Interesanta, część sędziów odwołała rozprawy – ograniczając je tylko do tych najpilniejszych, a posiedzenia w wyjątkowo istotnych sprawach nawet odbywają się on-line (!). Co do notariuszy – kilku z którymi współpracuję mówi wprost – na ten tydzień nie przewidujemy żadnych czynności. Brak także nowych rozwiązań systemowych dla obsługi postępowań przed KRS.

W KRS dla Firm od długiego czasu pracujemy w większości zdalnie, więc w tym artykule pokażemy Ci jak – mimo pewnych przeszkód – możemy Ci pomóc na bieżąco w Twojej działalności.

Sprawy, które powinny być wdrażane niezwłocznie to najczęściej:

• zobowiązania wobec innych podmiotów/osób na podstawie umów – terminy, zmiany korporacyjne występujące corocznie, szczególne sytuacje w związku z sytuacją epidemiczną,
• zmiany w prowadzonej działalności z uwagi na stan epidemiczny – np. rozszerzenie działalności, zmiana zakresu działalności (PKD)
• konieczność odmiennego niż obecnie uregulowania osób decyzyjnych w spółce – np. ze względu na niemożliwość podróży między krajami
• szczególną potrzebę doprecyzowania umów spółek na wypadek stanu zdrowia/śmierci
• konieczność odbycia zgromadzenia wspólników bez spotkań – np. wprowadzenie elektronicznego zgromadzenia (wymaga zmiany umowy spółki)
• rozszerzenia działalności o nowy podmiot – założenie nowej spółki z o. o. w sposób dostosowany do działalności (nie przez s24) etc.

Jak sobie z tym poradzić?

Jakie zmiany możemy przeprowadzić bez notariusza i wizyty w sądzie?

Wszystkie – jeśli spółka jest w jej najbardziej ograniczonej formie – założona i prowadzona w s24. Przypomnijmy, że ta zasada działa tylko wtedy, gdy nie dokonaliśmy żadnych zmian w formie tradycyjnej.

Spółki, które wszelkie zmiany dokonywały w sądzie w wersji papierowej (tradycyjnej), co do zasady mogą dokonać następujących czynności:

• zmienić członków zarządu spółki w tym – złożyć rezygnację z funkcji członka/prezesa zarządu
• powołać, odwołać lub zmienić prokurenta spółki
• podjąć niektóre uchwały w trybie pisemnym/obiegowym (nie dotyczy to walnego zgromadzenia)
• odbyć walne/zwyczajne zgromadzenie wspólników
• zmienić adres spółki (ale nie siedzibę!)
• zawiesić spółkę
• dokapitalizować spółkę i uchwalić dopłaty
• wypłacić zaliczkę na poczet dywidendy
• dobrowolnie umorzyć udziały z czystego zysku (ale nie przymusowo lub automatycznie)
• ustanowić zastaw rejestrowy na udziałach
• podwyższyć kapitał zakładowy – tylko w niektórych wypadkach
• rozpocząć procedurę sprzedaży/nabycia udziałów

Powyższą listę trzeba traktować z ostrożnością. Do ostatecznego ustalenia sposobu dokonania czynności niezbędne jest zweryfikowanie dokumentów spółki – w szczególności jej umowy w powiązaniu z przepisami. Pamiętajmy, że część zapisów w umowach pozornie brzmi prosto, jednak w powiązaniu z przepisami i orzecznictwem niekiedy ma inne znaczenie, niż to, które na pierwszy rzut oka wydaje się słuszne. Jeśli masz wątpliwości – wyślij nam umowę spółki, sprawdzimy co możemy zrobić.

Powyższe zmiany muszą zostać zgłoszone do sądu rejestrowego, jednak zgłoszenia można dokonać listownie. Na złożenie wniosku o wpis mamy 7 dni.

Sprawy, które załatwisz wyłącznie z notariuszem

Grupa spraw z zakresu prawa spółek z obligatoryjnym udziałem notariusza wynika z przepisów kodeksu spółek handlowych lub innych regulacji.

Najczęściej będą to:

• zawiązanie nowej spółki
• zmiana umowy spółki
• sprzedaż udziałów
• przymusowe i automatyczne umorzenie udziałów
• zmiana siedziby
• zmiana PKD
• podwyższenie kapitału zakładowego (z wyjątkami)
• wstąpienie nowego wspólnika do spółki
• podwyższenie kapitału zakładowego ze środków spółki (z wyjątkami)
• obniżenie kapitału zakładowego
• likwidacja spółki

Jednak tak jak wskazałam powyżej – każdorazowo trzeba weryfikować daną czynność w powiązaniu z sytuacją spółki – istnieją pewne wyjątki, które pozwalają na dokonanie tych czynności bez wizyty w kancelarii notarialnej.

Jak przeprowadzić zmiany w Spółce bez wizyty u notariusza?

Jeśli nie możesz stawić się u notariusza lub jest to w szczególny sposób utrudnione możesz skorzystać z pełnomocnika. W aktualnej sytuacji minimalizujemy spotkania w większym gronie, więc przekazanie pełnomocnikowi prawa do dokonania konkretnej czynności jest pewnym remedium. Stosujemy to dość często w naszej praktyce – zwłaszcza jeśli np. wspólnik na codzień mieszka za granicą, a zgromadzenie wspólników odbywa się w Polsce. Jest to uzasadnione ekonomicznie i czasowo – wymaga jedynie przekazania odpowiednio sformułowanego pełnomocnictwa, by nie było wątpliwości co do wiarygodności i skuteczności zakresu zlecenia.

Często przy pierwszej takiej czynności pada pytanie o to jak rozwiązać ewentualnie granice zaufania do pełnomocnika – nie wszyscy chcą przekazywać pełne uprawnienia do podejmowania decyzji w spółce osobie trzeciej. Oczywiście pełnomocnictwo łączy się nierozerwalnie z zaufaniem i mimo, że najczęściej prawa korporacyjne są przekazywane w całości – możemy to ograniczyć wyłącznie do wcześniej szczegółowo określonej czynności. Skutkiem tego jest wskazanie pełnomocnika do czynności z góry określonej. Przy każdej takiej czynności należy jednak bardzo ostrożnie sformułować treść, by w ogóle pełnomocnictwo było skuteczne – stąd lepiej skorzystać z pełnomocnictwa przygotowanego profesjonalnie.

Czy mogę założyć spółkę przez pełnomocnika?

Co do zasady jest to możliwe, ale ze względu na to, że sama czynność – podpisania aktu założycielskiego spółki – ma formę szczególną, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności także musi być sporządzone przez notariusza.

Tym samym – jeśli przyszły wspólnik jest zza granicy lub część wspólników mieszka w innym mieście, udzielenie takiego pełnomocnictwa jest zasadne. Ostatecznie zmniejszamy ilość osób na akcie, a samo udzielenie pełnomocnictwa do zawarcia umowy spółki odbywa się w obecności dwóch osób – wspólnika i notariusza.

Jeśli potrzebujesz takiego wsparcia – zwróć się do nas – uzgodnimy najbezpieczniejsze rozwiązanie dopasowane do Twoich możliwości i potrzeb.

Potrzebujesz szybko założyć spółkę i rozpocząć działalność?

Tu z pomocą przychodzi system s24. Dzięki temu szybko założymy Twoją spółkę, a docelową treść uzgodnimy w kolejnym kroku. Dzięki temu rozwiązaniu przyspieszymy Twoje wejście na rynek, a wszelkie zabezpieczenia wprowadzimy w sposób zdalny.

Każdy przypadek jest jednak inny i wymaga bardziej wnikliwej analizy. We wpisie zostały wskazane podstawowe możliwości – ich zastosowanie powinno być dopasowane do każdego przypadku indywidualnie.

W kolejnym tygodniu – wpis o tym, jak dokapitalizować spółkę na czas kryzysu.

Jeśli już macie problem z realizowaniem umów z Waszej strony lub ze strony kontrahentów i chcecie dowiedzieć się o jej skutkach prawnych – skontaktujcie się z nami – zapewnimy Wam wsparcie i przeanalizujemy ryzyko prawne.